ההבדל בין ארכיב למחיקה ב- gmail

דע מה לעשות עם כל מה שאתה מקבל ב- Gmail

עבור רוב האנשים, Gmail הוא אחד הכלים החשובים ביותר בחיי היומיום שלהם. הבעיה היא שרובם מקבלים אימיילים רבים כל כך שקשה לשמור על תיבת הדואר הנכנס מסודרת ולא מלאה באימיילים מיותרים ומיותרים. Gmail מציע למשתמשים מספר דרכים לארגן ולמיין את הדוא"ל שלהם בתיקיות, כרטיסיות ותגים שונים, אך בתקופה בה החיפוש של גוגל יכול לסרוק מיליוני מילים בשנייה. מדוע יש צורך להתאמץ כל כך בשמירה על ה- Gmail שלך מסודר? למרבה המזל, ל- Gmail יש כלי ארכיב שיעזור לכם לנקות את הממשק מבלי לגרום לכם לבזבז מספר ימים על הצבת כל דוא"ל לתיקיה נפרדת.

מה זה ארכיון?

פעולת האחסון של דוא"ל ב- Gmail היא לקיחתו והצבתו בתיקיה בה הוא ימשיך להתקיים אך כבר לא יהיה עמוס בתיבת הדואר הנכנס שלך. החלק הטוב ביותר בזה הוא שהוא עדיין יהיה נגיש בעתיד במידת הצורך. Gmail מטפל במשימה זו בצורה פנטסטית מכיוון שהיא מאפשרת למשתמשים לארכוב את הדוא"ל שלהם במהירות ובקלות.

מה מוחק?

כשאתה מחליט למחוק דוא"ל, הוא נשלח לתיקיית זבל. תיקיה זו משמשת כגיבוי רק אם לא התכוונת להיפטר מדוא"ל. יש אנשים שמשתמשים גם בתיקיית האשפה כמקום השלכת דוא"ל שהם לא רואים חשובים מספיק כדי שיהיה בתיבת הדואר הנכנס שלהם. הבעיה היא שג'ימייל מוחקת אוטומטית דואר שהוצב לפח לאחר 30 יום. כך שלמרות ששימוש בתיקיית האשפה ככלי לניקוי תיבת הדואר הנכנס עשוי להיראות כמו רעיון טוב, פשוט דע כי סביר להניח שתאבד דוא"ל שייתכן שתזדקק לה בעתיד.

מדוע כדאי לארכיב את הדוא"ל שלך

נניח שאתה מנהל שיחה עם מישהו ומידע כמו כתובת או מספר טלפון מוחלף. ברגע זה אתה מסוגל לרשום או לשמור את כל הדרוש לך, כך שתחליט למחוק את השיחה מכיוון שאינך רואה טעם להעמיס את תיבת הדואר הנכנס שלך.

עכשיו תאר לעצמך פרק זמן מסוים שלעולם לא היית צריך להסתכל אחורה על אותה שיחה או לשלוף מידע מאותם דוא"ל, אך מסיבה כלשהי, עכשיו אתה עושה זאת. אם תמחק את שרשור הדוא"ל, לא תוכל להביט לאחור ולמצוא בקלות את מה שאתה מחפש. אם אתה מארגן דוא"ל, לא תצטרך עוד לראות אותו יושב בתיבת הדואר הנכנס שלך, אך יהיה לך גם שקט נפשי בידיעה שאם תצטרך לעשות זאת, חיפוש מהיר יחזיר אותו אליך.

בנוסף, כל הדוא"ל שנשמר בארכיון שלך נמצא בתיקיית "כל הדואר" שניתן למצוא במגירת הניווט. אימיילים אינם מסודרים לאחר שהועברו לארכיון, אך אם תזדקק לגישה מהירה להודעת דוא"ל שהועברה לאחרונה, היא תהיה ליד ראש הרשימה.

כיצד לארכוב דוא"ל ב- Gmail ב- Android

ישנן שלוש דרכים מהירות וקלות לארכיון הדוא"ל שלך. שתיים משיטות אלה מיועדות לארכיון דוא"ל בודדים והשלישית היא דרך לבחור אימיילים מרובים ולארכוב אותם לשימוש מאוחר יותר.

הדרך המהירה ביותר, הקלה ביותר והכי מועדת לתאונה לארכיון דוא"ל היא להחליק אותה תוך כדי התבוננות בתצוגת הרשימה של כל הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך. מכיוון שרוב משתמשי אנדרואיד רגילים לגשת למגירת הניווט מההחלפה מהקצה השמאלי של המסך, קל לשלוח בטעות דוא"ל כדי להישמר בארכיון. למרבה המזל, מיד לאחר מחיקת דוא"ל, Gmail מאפשר לך לבטל את הפעולה שלך פשוט על ידי לחיצה על כפתור ביטול שמופיע מספר רגעים לאחר האחסון.

בהגדרות של ג'ימייל אתה יכול לכבות במהירות את התכונה הזו אם אתה עושה את זה הרבה בטעות או פשוט אין צורך בתכונה. לשם כך, פתח את מגירת הניווט, גלול מטה לתחתית היכן שההגדרות ממוקמות, הזן הגדרות כלליות, והאפשרות השנייה מלמעלה תעניק לך את האפשרות להפעיל או לבטל את "החלק לארכיב."

הדרך השנייה לארכיב דוא"ל היא תוך כדי הצגת שרשור הודעה בודד. לאחר שתסיים לקרוא את תוכן המייל, תקבלו מספר אפשרויות בשורת המשימות. אחד מהסמלים המרובים שממתינים לכם הוא אחד שנראה כתיבה עם חץ שמצביע כלפי מטה. זהו כפתור הארכיון. אם תבחר זאת במהלך צפייה בדוא"ל, תישלח בחזרה לתיבת הדואר הנכנס שלך ומצב יופיע בתחתית המסך למשך מספר שניות שיודיע לך שהדוא"ל הועבר לארכיון. אם לא התכוונת לארכוב דוא"ל, שוב יש כפתור ביטול שתוכל לבחור כדי להחזיר את הדוא"ל למיקומו המקורי.

לבסוף, אם אתה עובר את תיבת הדואר הנכנס שלך ומחליט שהגיע הזמן לנקות אותה באמת, השיטה האחרונה תעשה את זה מהיר וקל לעשות זאת. כשאתה מסתכל על תיבת הדואר הנכנס שלך בתצוגת הרשימה, אתה יכול ללחוץ על תמונת השולח (בדרך כלל תיבה צבעונית עם האות הראשונה בשם השולח בתוכה) או לחץ לחיצה ארוכה על דוא"ל כדי לבחור בה.

המשך בתהליך בחירת אימיילים נוספים וברגע שנבחר כל מה שאתה רוצה לארכיון, לחץ על אותו סמל תיבה עם החץ הפונה כלפי מטה שיושב בשורת המשימות. בדיוק כמו השיטה האחרונה, מיד לאחר ארכיב מיילים, סטטוס יופיע בתחתית המסך שמודיע לך שאתה בארכיון דוא"ל רבים ונותן לך אפשרות לבטל את הפעולה שלך.

אם אתה דואג אי פעם שתוכל בטעות לארכוב או למחוק דוא"ל כלשהו באחת מהשיטות שלעיל, Gmail מאפשר לך להפעיל תכונה שמוסיפה שלב נוסף לארכיון או למחיקת דוא"ל. הרשאה זו מוסיפה תיבת דו-שיח קופצת המופיעה כאשר אתה מנסה למחוק או לארכוב דוא"ל שיבקש אישור שאתה אכן מעוניין להשלים את הפעולה שבחרת.

כדי להפעיל זאת, פתח את מגירת הניווט, גלול מטה להגדרות, בחר הגדרות כלליות, ובתחתית התפריט ישנן שתי תיבות סימון שיאפשרו אישור לפני מחיקה וארכוב.

עם הידע החדש הזה בנושא ארכוב ומחיקה, תנקה את תיבת הדואר הנכנס שלך ב- Gmail ביעילות רבה יותר, וכל זאת אף פעם אל תיפטר ממידע שעשוי להזדקק לו יום אחד.